Investícia času i financií do zálohovania a ochrany dokumentov stojí firmy menej ako následky z neprofesionálneho zaobchádzania s nimi. Základom je dokumenty pravidelne zálohovať.

Prílohy v mailoch by mali byť prežitkom. S dohľadom nad bezpečnou správou dokumentov vedia pomôcť aj dodávatelia cloudových služieb, upozornil IT odborník spoločnosti Seyfor Peter Gajdošech.

Zálohovanie by malo byť pravidelné a rovnako pravidelne by sa malo aj kontrolovať. To, ako často sa údaje zálohujú, je už vecou konkrétnych pravidiel a nastavení firmy. Expert upozornil na potrebu občas skontrolovať aj samotnú zálohu a spraviť si pokusnú obnovu údajov. To sa však neodporúča robiť do ostrého prostredia, ale je vhodné spraviť pokusné obnovenie do testovacieho prostredia a skontrolovať, či sú údaje alebo dokumenty obnovené v poriadku.

Pri zálohovaní na vlastné pamäťové médiá si treba uvedomiť, že zálohy je potrebné po vytvorení zálohy presunúť na bezpečné miesto. "Stať sa totiž môže všeličo, napríklad požiar v serverovni. Ak by bola záloha pri serveri, tak by nikomu nepomohla. Pri cloudových riešeniach táto logistika odpadá, pretože zálohy sú v momente vytvorenia väčšinou ďaleko od zdroja údajov," priblížil Gajdošech.

Dôležité sú pre firmu prakticky všetky údaje a dokumenty. Prioritne by sa však mali zálohovať zmluvy a dohody, účtovné dokumenty, personálne dokumenty a záznamy o zamestnancoch, dokumenty o duševnom vlastníctve, patentoch a autorských právach, firemné politiky a postupy. Okrem dokumentov je extrémne dôležité zálohovať údaje ekonomického (ERP) systému, CRM systému, personálneho a logistického systému alebo iných informačných systémov.

Rôzne úrovne ochrany a dohľadu pri práci s dokumentmi ponúkajú poskytovatelia cloudových služieb. Je ich možné ochrániť pred kopírovaním, zdieľaním, odosielaním mailom alebo i ukladaním na USB kľúč. Taktiež je možné používateľom zakázať tlač citlivých dokumentov. Monitorovanie podozrivého správania používateľov býva taktiež súčasťou niektorých vyšších balíkov ochrany, kedy správca systému dostáva automaticky notifikácie o tom, že nejaký zamestnanec kopíruje na svoje zariadenie veľké množstvá dokumentov.

rNUlife.sk / teraz